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九大法則提升會議效率

Published on Tuesday, 23 Feb 2016
圖:Shutterstock

你認為你上一次會議有建設性、有成效,還是浪費時間呢?

 

會議無疑能夠促進員工之間的協作, 亦是員工分享關鍵資訊最有效的方法。可是,有許多人認為不論是面對面會議或視像會議都是費時失事,成效不高。因此,我們在此提供一些建議,希望能助大家達到會議的預期目標。

  1.  在會議舉行至少兩小時前發送議程
    若沒有預先制訂議程大綱,恐怕最終會產生一個沒有結果的會議。在議程上列明討論事項、目標、與會者名單、所需資料以及開會和散會時間,有助提升會議效率
     
  2. 採用網上會議或視像會議技術
    即使你毋須在會議上分享資料,也可以利用網上會議或視像會議工具展示議程,用以提醒與會者有關討論事項。這些工具還方便出席者輪候發問,不會打擾議程。
     
  3. 準時開始會議
    準時到達會場卻要久候遲到者,當然叫人感到不公。若情況許可,延遲開會時間以數分鐘為限。其實,遲到的出席者可在會後翻閱會議記錄或抄本,了解錯過了的討論內容。
     
  4. 介紹與會者及其職責
    作為會議主席,你可在會上公布出席者名單,或讓他們簡單介紹自己的角色和職責。
     
  5. 關閉所有無關的應用程式及電子裝置
    電郵、即時通訊及其他網上活動容易使人分心。會議主席應要求與會人士在面對面會議或視像會議期間停止使用流動裝置或其他應用程式。當你主導會議,特別是需要在會上共享桌面,就必須關閉其他應用程式,否則會被人看到你最近或剛收到的訊息。
     
  6. 引導與會者討論
    當討論內容離題或不在議程內時,主席應引導眾人言歸正傳,以及記下相關重點作往後討論之用。對影響會議進度的人過分客氣只會降低會議效率。
     
  7. 控制會議時間
    標明會議舉行至中段的時間,並在會議結束前十分鐘提醒出席者注意會議時限。這不但能夠保持會議進度,還可提醒與會者尚需討論的事項。
     
  8. 總結會議內容
    在會議結束前,主席應扼要總結會議內容,以釐清是否已達成預期目標,並決定下一步行動,以及安排各執行項目的負責人。

     
  9. 撰寫並發送會議記錄
    在會議期間寫下筆記,且在會後24小時內將之整理、總結及發給所有與會者。坊間現已有會議解決方案能替用戶把會議過程錄音,兼把話音內容轉化為文字記錄。你應把相關連結與會議記錄一併發給出席者。

 

主持會議技巧的優劣,足以反映會議主席的領導才能。卓越的領導者會制訂議程、總結會議記錄及發送跟進電郵,務求使會議取得成果之餘,又不浪費與會者的時間。此外,他們還能主導會議並在有需要時介入。若你能遵照上述建議,就可令會議更具建設性,並確保在會上所提出的想法和計劃能夠帶來實質的成果。

 


 

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