開會,原來係咁開的! | cpjobs.com
Home > Career Advice > How To Be More Productive > 開會,原來係咁開的!

開會,原來係咁開的!

Published on Thursday, 08 Sep 2016

有個CEO說他不用下屬開會,應將時間留待同事去做實事。又有個訪問了約2,000名美國經理的調查顯示,他們認為開會時間中有30%很浪費時間的,可見以往的開會文化已經受到質疑。應該這樣說,無謂的會不開也罷,不著邊際、不到題、沒有準備的會都應該取消,會,其實係咁開架:

1.    開會是議事非報告:這就是精粹,試想想一些報告事項能以文字或電郵去陳述最好,因為可配以圖像及附加檔去令閱讀者更加明白、透徹,還可以在有空時才翻閱及有需要時再次翻閱。這種做法不需佔用開會時間來慢慢報告,留下來的時間就可以全力議事了。

2.    時間盡量簡短:只邀請相關的人士、限制會議人數,按約定時間內開始及完成討論,不要磨爛蓆。就算有人遲到也要準時開始,遲到者來到也不要即時重覆之前內容,以免浪費所有人的時間,有補充就事後補充吧。

3.    頻率不要太密:研究發現,僱員每星期平均花掉4小時來作開會前準備,如果同一個項目、議題就最好不要開得太密,否則只會浪費同事的時間。

4.    言之有物,增加透明度:一個會開完若果成員仍然是一頭霧水、胡胡混混,就肯定是一個失敗的會議。開會其中一個目的就是要大家清楚全盤計劃及每個人的崗位、角色、工作範圍,跟進全個計劃及個人的進度,如果開完等於無開,就不如不開也罷。

5.    無開會日:一所國際人力資源顧問公司做過一項調查,有45%高級行政人員表示,他們每周設定一天無開會日,明顯看到僱員的生產力上升。這個大家都明白,如果整天下來都記掛著待會開會的事,通常人就較難集中精神去處理一些需時的工作,久而久之便降低了整體的專注力及生產力,如果明知有一段時間甚至一天是不用開會的,人就會更集中去處理需思考的項目,從而加快效率及增強準確度。

6.    共同獻策:不過會議還是有其用途,而且十分重要。皆因有時一個人默默耕耘,當遇到難題,一個人未必能想出好點子,開會就是讓更多個腦袋一齊想辦法。俗語說,方法總比困難多,一人計短二人計長,如果一個會議能讓大家都拿走一些更好的方案,就不枉開一個會了。所以作為一個項目經理,如果發覺工作進度停滯不前,不妨召開一個會,邀請同事講出疑難,集合在場不同專業、有不同強項的同事一齊解難,將有助推進項目的發展。

7.    凝聚團隊:最後,當工作取得一些成績,達到某些里程碑,開一個慶祝會可以振奮人心,食件餅分享大家努力的成果,發放正能量,順道重申大家的目標、方法確保一致,就無往而不利了。

Become our fans