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【時間管理】你返工有幾多個鐘是「真.做嘢」?

Published on Wednesday, 24 Feb 2016
【時間管理】你返工有幾多個鐘是「真.做嘢」?

根據美國一些調查顯示,每個人每天上班總有兩小時是不務正業/浪費掉的,以致最終要超時工作。原因包括要應付大量無意義的會議、回覆大量電郵、吹水、處理辦公室政治、處理出錯、被人打擾等等。而隨著社交媒體的普及,瀏覽網頁更成為虛耗光陰的主兇。根據調查,有64%員工會在工務時間瀏覽無關的網站,當中21%每天起碼花上1小時,尤以18至35歲年輕一群較為明顯。

調查中還發現以下一些有趣數據:

1.    「開會、開會、再開會」

-    每個打工仔平均每月花31小時在無生產力的會議上
-    半數會議是浪費時間的

解決方案:若然你是主管,請不要再為開會而開會,請把寶貴的時間還給下屬去幹實事,因為良好的時間管理會讓你的員工生產力大增。

2.    「電郵接不完」

-    每周平均要處理304封公事電郵
-    每小時會查閱郵箱36次
-    每次處理郵件後,需要16分鐘重新投入工作

解決方案:不少人都有種強迫症,就是一有電郵就要去看、去清理,請打破你這個心魔,定一個時間一次過清理郵件會令你的時間管理得更好! 若然太多垃圾電郵,也請設定好過濾不必要的郵件,不要浪費寶貴的時間;另外,請不要太依賴電郵去和你「隔離位」溝通,明明就坐在隔鄰,為何要透過電郵將個波拋來拋去,又要雕琢用詞,費時失事。何不直接面對面討論,再把結論以一封電郵確認更直截了當。

3.    「被閒雜人等打擾」

-    每天會有56次被打擾
-    每天有2小時是用來事後定神「歸位」

解決方案:這個惡夢通常是由一下拍膊頭開始,從而打亂你往後10分鐘、半個鐘,甚至更長的時間。最佳的時間管理方法就是先決絕地表達你正忙,或請對方等待數分鐘,待你完成手頭上工作再談,因為一旦被打擾,你需要更長的時間再投入下去。

最後贈大家一個時間管理的口訣,就是「重要的東西不一定先做」,希望大家新一年不用OT!你首先需要制定一個工作清單,並排列緩急先後,一來讓你清楚進度,也幫助你被打擾後,能迅速重拾正軌。但重要的東西你不一定要先做,而是選擇你一天裡精力最充沛、精神最集中、最少人打擾你的時間去做,這就可以一氣呵成、效果更佳。

 

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