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【職場求生術】工作電郵有規則 教你避開專業錯誤

Published on Monday, 15 Apr 2019

電子郵件是現今商業世界最普遍不過的通訊媒體。我們每天收發的電郵量,甚至多於電話和短訊。究竟使用郵件有沒有專業操守和潛規則?我們又會否在不知不覺間犯了專業禁忌?

1. 公司電郵可以談私事嗎?

別以為你發的電郵只有收件人才看到,其實公司電郵是公家產物,所有同事的電郵內容都儲存在公司的伺服器或儲存系統,IT人員或管理層隨時可以檢閱。千萬別誤用來談私事,甚至講老細及同事是非!

2. 一封電郵一份專業

撰寫工作電郵千萬別混入私人通訊風格,例如大量使用感情符號或時下縮略語。曾否看過有人以「C U 2night」代替「See you tonight」,或以「How R U」代替「How are you」?說到底,電郵是商業公函,不僅反映個人的專業操守,也代表公司的品牌形像,一定要大方得體。

3. 小錯誤大影響 勿一行一句

有些小失誤往往對專業形像大打折扣,例如忘記寫題目 ( Subject ) 或把電郵錯發給不對的收件人。尤其是一些包含公司機密資料的郵件,萬一錯發給不相關的人,後果便可大可小。發電郵可謂覆水難收,真正「一發不可收拾」。同時,緊記做拼字檢測,以防有錯別字。此外,有愈來愈人喜歡把電郵寫成一行一段,以為這樣方便閱讀,其實有損專業。看看以下的錯誤例子:

 

Hi Mr Chan,

How are you?

I want to invite you to my product briefing.

It will be conducted at 3pm next Monday.

Look forward to seeing you.

 

Best regards,

Andy

電郵始終是信件,必須有分段、有條理。

 

4. 附件的煩惱

在黑客猖獗的世代,電郵附件往往潛藏惡意程式,千萬別開啟不知名或不信任的附件。同時,體積龐大的附件往往為公司的儲存系統帶來負擔。當你收到帶有大型附件的電郵,回覆時可先把附件移除,毋須把笨重檔案傳來傳去,以節省儲存空間。

5. 加聯絡資料

最好在每封電郵末端加入聯絡資料,讓對方很容易就可以用電話聯絡你,又可以看到你的職位、公司名及地址。大部分電郵系統都配備自動加聯絡資料的功能,設定一次就一勞永逸。

6. 電郵範例:要有「前因後果」

電郵內容千變萬化,但以下範例可以給大家一個參考:

Hi Mr Chan,

 

Further to our phone conversation this morning, please find attached my proposal for your forthcoming product launch. Should you have any question, please feel free to contact me. Look forward to getting your confirmation.

 

Best regards,

 

Andy Wong

Director

ABC Communications Limited

Tel: 3210 5678

Email: andy.wong@abccomm.com

Address: 10/F, Tai Ming Tower, 118 Success Road, Central, Hong Kong

 

一封完整的電郵必須有「前因」有「後果」。先提發電郵的原因,然後陳述內容,最後談及要求對方採取的行動。語氣要謙遜有禮和積極正面。一封電郵一份專業,能在電郵通訊中給予對方良好印象,就是成功的一半。

 

文:Andy Wong

 


以上文章刊於《招職》。

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