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企業生態會否「疫」轉?

Published on Friday, 12 Jun 2020

在家工作近年愈來愈普及,不少企業和員工都感受到在家工作的好處。今次疫情加速了香港人在工作模式、管理模式上的改變,討論多年,原來本地企業都可以靈活調配,如遙距工作、彈性上班、工作與生活融合等,疫情後情況會否持續或深化,相信不同行業將有不同演繹。

1. 在家工作:
嶺南大學一項調查顯示,超過8成受訪港人傾向於疫情過後,仍能每週在家工作最少1天。當中超過7成人認為,在家工作能有更多休息時間,逾6成人更認為可減輕工作壓力。
海外調查也有類似的結果趨向,美國經濟諮商會(The Conference Board)研究報告指,77%受訪者預期,未來會有更多員工每週在家工作3天以上,當中以資訊技術與金融服務業比率最高,在家工作長遠成為新常態。
早前,微軟(Microsoft)通知員工可在家工作至10月,科技巨企Facebook、Google允許員工在家工作至年底,Twitter宣布公司開放「在家工作」選項給員工,讓員工自行選擇。

2. 遙距、彈性上班:
雖然有些企業陸續回復正常辦公時間,但已知有一些公司,甚至是政府部門,繼續實行之前的彈性上班及午膳時間安排,以分流員工。加上,隨著通訊及電腦科技技術發展,「流動辦公」方式近年已非常流行,哪裏都是辦公室。無論是遙距辦公、流動辦公或是彈性上班,都可能會改變商業活動的形態,例如因應外出工作人口減少,大眾運輸模式、商圈飲食業、零售和其他服務,都可能會出現變化。辦公室未來或會變成僅供聚腳、開會的地方,或會對商廈租金構成壓力。

3.提高科技保安要求:
不過,嶺南大學的調查顯示,在家工作亦有其限制,66.4%受訪者認為電腦、打印機等辦公硬件器材不足。疫情突然掩至,各企業的IT部門要在短時間內為各級部門的遙距工作提供支援,包括虛擬私人網絡(VPN)、視訊會議系統如大熱的Zoom等、又有些公司會推出電子簽名系統,方便員工及客戶簽署文件。長遠計,主管可以審視相關系統長遠的成本、成效及安全性,以達至最高的效能。
同時員工遙距登入公司系統,保安及資料保密等問題尤其重要,有些公司會禁止員工在外列印資料,又或是需要更多加密措施,這些都是不可忽視的。

4.改變管理心態:
作為公司主管,安排員工在家工作,除了要有硬件配合外,更要在心態上作出重大改變,首先要跟員工約法三章,讓雙方都有一致的期望。例如主管可要求在辦公時間內能聯絡到員工,或者至少幾多分鐘內要有回應,員工亦可跟主管表明用膳及下班的時間請勿打擾。由於主管跟員工分隔兩個地方,公司及管理層均要百分百信任員工是可以自律的,否則互相猜忌反成壞事。主管更要鼓勵員工遇到困難時,盡快提出求助,不要怕提出疑問,以防拖延大事。

香港人出名喜歡返工,疫情期間,一些在家工作的人都表示辛苦過返公司,因為忙起來甚至乎連午飯、小休的時間都喪失掉,而且在家中沒有機會跟同事打牙骹放鬆一下。有見及此,有些企業會為同事舉行午間瑜伽班或音樂會,讓同事在連續的工作中歇息一下,達致真正的工作與生活平衡( work-life balance)。

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