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如何在遙距工作的情況下,平衡員工的需要並同時維持生產力?

Published on Thursday, 28 May 2020

為了應對疫情,各地企業紛紛採取彈性工作安排,開展了遙距辦公的趨勢。對不少公司而言,大規模實施遙距辦公是一個嶄新的嘗試,企業到底如何可一方面平衡員工的需要,同時亦可維持生產力及團隊之間的緊密合作,則成為了人力資源管理最重要的課題之一。

 

面對當前的情況,遙距辦公一方面可讓員工在安全的環境下工作,但同時亦逼使不少較傳統的企業處理一些過去從未遇到的挑戰,包括如何在遙距工作期間保持員工的歸屬感、怎樣在有限的資源下運用各類通訊科技及軟件協作,或甚至是有效管理不同崗位員工的日常工作流程。事實上,隨著科技的演變,在遙距辦公的情況下要維持生產力並非難事,關鍵在於企業應如何同時令員工的工作可得心應手,善用並保留人才。管理層可嘗試從以下各方面著手,訂立全新的「節奏」及工作方式,帶領員工及業務一同在「疫境」之中邁進新里程。

 

注重員工所需 平衡身心健康及生產力

人才是企業最重要的資產,而根據世邦魏理仕最近公佈的報告,員工於職場的身心靈健康是企業近年積極考慮及關注的要素。此現象在疫情期間尤其明顯,企業除了需於工作空間實行更嚴密的衛生措施,例如:每位員工或賓客進入辦公大樓時都必須量度體溫、在共用空間工作時必須要佩戴口罩、為員工或賓客提供酒精消毒洗手液等,確保員工在安全的環境下工作,同時更開始實行靈活彈性的工作模式,在業務持續發展及員工的需要之間取得平衡。

除此之外,員工的心靈健康亦非常重要,而在日常工作外,企業紛紛推行不同類型的工餘活動或設施,讓員工可於繁忙的工作中「鬆一鬆」。疫情期間,不論僱主或僱員都面對前所未有的壓力,而當中如WeWork等部分共享工作空間亦有為會員提供多元網上活動,例如由健身教練親自教授的視像健身班,以及在428日世界工作安全健康日舉行的書法班及冥想班等,部分活動更是由會員舉辦,讓各人可藉著各項網上休閒活動,紓解疫症期間如焦慮等心理壓力。

 

制訂工作指引維持生產力  多聆聽和體諒以提升員工歸屬感

在這關鍵時刻,保障員工健康和安全必定是企業最重要的政策。隨著疫情的發展,企業除了要制訂業務營運策略,更重要的是提醒員工在工作場所中保障個人衛生和健康的注意事項,提供相關資訊和培訓,以確保他們及其家人的安全。

 

同時,不少企業最擔心的,是如何確保不同崗位的員工在遙距工作的情況下,仍能專注處理各項事務。除了恆常會議,管理層亦可考慮與各部門主管商討,為團隊按實際情況制訂工作計劃表及進度報告會議,並加入定期的「聆聽」、「答問」環節,在審視工作進度的同時亦可了解各員工所面對的挑戰。縱使團隊是遙距工作,加強員工溝通不單可更迅速地分享有關疫情消息和公司政策的更新,也有助維持與員工的緊密聯繫,突顯公司對他們的重視和增加其歸屬感,讓整個團隊一同於「疫境」中迎難而上。

 

善用彈性辦公空間   滿足不同員工實際所需

遙距工作對不少員工來說,最大的挑戰是外在環境的限制。不少員工反映在家工作難以集中,而家中的空間或硬件配套亦未必足夠應付長期的工作所需。不少僱員曾經鬧出在線上會議時聽到家人叫喊的笑話。此外,在日常工作中,亦面對不少技術支援上的問題,如在會議途中WiFi連接出現問題,令員工須分神處理技術問題,無法專注工作。此外,未必每人家中都有打印裝置,如突然需要掃瞄或打印文件,員工更需要四出求助。在此情況下,共享工作空間便可成為企業的解決方案,滿足不同員工的彈性工作需要,更有助提高整體工作效率。

 

遙距工作期間,共享工作空間內的完善辦公室設施,可為企業解決一些員工在日常工作上所遇到的挑戰。除了基本的辦公設備,共享空間如WeWork更已照顧到大眾於此期間對安全的考慮,制訂了一套嚴謹有效的預防措施,以確保各會員及員工的健康及安全,例如每位進入社區的會員或訪客均需量度體溫並使用酒精搓手液,而在共用空間內,會員亦必須佩戴口罩,以減低感染和傳播病毒的風險。同時,共享空間遍佈港九的網絡也可助企業達致適當的「社交距離」,讓員工可分小組或各自在鄰近家居的辦公地點工作,或在獨立房間進行重要的視像會議,令員工可專心一意處理大小事務並保持專業工作態度。

 

以科技推動員工協作  訂立應用指引提升保安意識

以往企業實行遙距工作大多只局限於員工可因應工作性質而選擇在家工作,而大部份時間仍是以傳統方式於同一辦公室上班。是次因應「社交距離」的建議,不論大小企業也加入遙距工作的行列,而最令人力資源管理頭痛的,便是如何能讓各員工在短時間內適應全新的工作模式,更可無間斷地與其他團隊保持良好溝通和協作。就此,企業可嘗試應用一些市面上的商業科技方案或工具,如即時通訊軟件、網上會議平台、雲端檔案共享等,令員工們可時刻保持溝通,亦可於網上同時檢閱或修改文件,工作進度一目了然。科技的應用令日常工作更得心應手,企業在為團隊提供所需的軟硬件配套的同時,亦必須為員工提供所需應用指引,如時刻緊記「備份」的重要性,以及加強員工對資訊保安的意識,並分配人手定期檢視相關措施的實行成效,令員工即使身處何時何地,也可時刻保持聯繫,合力完成關鍵任務。

 

在「疫境」中,各項挑戰亦為企業帶來不少機遇,而員工更必然是當中成功的關鍵因素。企業如可善用人才、科技及資源,擺脫既有的工作模式,更有機會藉此帶領業務及員工同時「轉型」,留住優秀人才以維持業務的持續發展,甚至開創一片新天地。

 

文: WeWork大中華區人力資源副總裁楊莉莉

 
 
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