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撰寫電郵的藝術

Published on Thursday, 30 Jun 2016

電郵你每日覆不知多少封,可謂人人都是專家,但原來識寫,可以寫出個未來,寫出個個性,寫出個前途來,以下是筆者觀察到一些令人「叮」一聲的小技巧,總有一個你可能會想嘗試一下。

1.    半夜來郵:你總會試過朝早一開電郵信箱,就發覺有些上司或同事會在晚上九時、十時,甚至半夜寄來電郵,那一刻你會有種被人擊倒的感覺,心裏暗道「我已經夠晚,還有人比我晚,博出位不用這樣吧?」而你永遠不能查證他是否真的這麼晚仍在努力工作。其實反過來你也可以參考這些人的做法,設定寄出時間為深夜,而內容未必需要很正統,可以隨心一句如「剛醒起那個project的進度怎樣怎樣」、「今早開會的問題,突然想起可以怎樣怎樣解決」,讓人有種全心為公司的感覺,連在床榻上也想起公司。

2.    扮忙:永遠將信件簽章定為「Sent from my phone」之類,再配合些錯字(因為用電話打字真的很易會錯),令人覺得你忙極都立即回覆,誠意爆燈。而你又可以乘機換來更多時間準備更好地回覆別人,有時好運,別人以為你在街上不好打擾,就已經另找他人處理,有關工作便簡單地轉移到他人身上。當然,若那個任務對你非常重要,你就要慎重考慮是否用這個方法了。

3.    回覆有先後:一日百幾二百封電郵,要全覆都要看先後,老細發電郵給全世界當然先看,就算無關己事,也按情況搶先搭訕,如「完全同意」、「Will definitely follow」,認同老細等於站在老細同一陣綫,多數沒錯。相反,遇到有些極品什麼也叫你幫忙,事事都找你著數,他通常只會電郵給你一人,因為他也不希望別人知他找你著數,你便可使出一招「我睇你唔倒」,可能過幾天見他沒追問,深信他可能已自己攪定了,便回覆一句「對不起!看漏了眼,請問還需要幫忙嗎?」這樣應大可減少不必要的工作量。如果他仍在等你但期間沒有追問,相信事情也不太著急,你大可拖著來做。觀察所得,其實很多人有意無意也正在運用這個招數。

4.    借外力輕鬆分享:除了工作範圍外,你在互聯網、社交網站看到一些有關行業的資訊、新聞,而且要是輕鬆、正面、最重要不會為自己帶來額外工作的,便不妨以電郵分享出來。這招是借助現有資訊,令人覺得你除了獲指派的工作外,還會主動積極留意其他有關公司或部門的資訊,忠誠度十足,不廢吹灰之力就能為自己加分,而高質素的分享更可以增加你的專業感。但注意頻率不要太高,太頻繁而沒實質貢獻或建議會令人生厭,甚至覺得你沒實力,只靠這些來爭取表現。

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