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疫情的啟示:以靈活策略於新常態下維持生產力及工作效率

Published on Wednesday, 02 Sep 2020

根據WeWork與經濟學人智庫早前於大中華區進行的《以靈活應萬變:未來的工作方式》調查,73%受訪企業已開始或即將開始採取在家或遙距工作模式。面對第三波疫情的來臨,多間企業紛紛重啟在家工作安排,僱員對安全而具彈性的辦公模式的需求更是有增無減。同時,企業的焦點就在於如何透過適切的支援留住人才、持續營運及發展業務。在變幻莫測的工作新常態中,僱主應適時以彈性安排回應同事的需要和調整業務營運策略,方可確保公司於疫情期間仍能維持生產力及工作效率。       

積極回應同事需要

報告顯示,在未來三年,企業最擔心的是人才及勞動力市場的問題,故此,各大小企業於不穩定的環境下,會傾向滿足員工的需求。就員工不斷演變的需求,企業在選擇辦公空間時的考慮亦有所改變,如較以往著重工作空間的租賃靈活彈性,藉此盡快為員工提供一個既安全又靈活的工作空間,而在此前提之下,共享工作空間以「空間即服務」為本的靈活方案便成為一個好選擇。同時,共享工作空間遍佈各主要區域的龐大網絡,讓企業可安排員工於鄰近其居住地點的空間工作,減少通勤時間及乘搭交通工具時所面對的風險,或將團隊分佈於不同辦公空間,藉以維持員工生產力及互相之間的溝通協作,促進業務表現。

同時,企業亦可藉共享工作空間完善而專業的配套,包括一系列以員工的安全及健康為本的措施、符合社交距離的空間設計等,滿足日常工作所需,而企業亦可以減省清潔及軟硬件配置方面的開支,在充滿未知的經濟環境下盡量節流。

善用科技維持團隊工作效率

另外,疫情亦改變了企業的營運策略,《以靈活應萬變:未來的工作方式》調查顯示,78%受訪者表示疫情令他們徹底地重新規劃下一年度的業務策略。在企業重新審視業務及營運模式的過程中,科技便扮演了非常重要的角色,而不少企業亦逐漸步向「數碼轉型」,希望透過科技助業務於面對「疫」境中眾多不確定因素的情況下,仍能持續地發展。根據世邦魏理仕亞太區租戶調查,84%的受訪企業表示疫情過後會增加投放於科技上的投資,以支援彈性辦公模式和企業的營運持續管理(BCP)。

在疫情期間,不少企業採取遙距工作模式,盡量減少與外界的面對面接觸。在此充滿變數的時期,如企業能把握機會,善用電子通訊軟件作團隊交流及工作進度分享,必可有助分隔於不同辦公空間的員工聯繫、減少隔閡,加強協作。而在辦公空間的層面上,配置穩定無線網絡等基本IT設備的共享工作空間更可讓企業無後顧之憂,將人手及資源集中於發展核心業務之上。

與此同時,部分地產商及共享工作空間亦在疫情期間,透過虛擬實境(VR)技術提供360度全景視覺體驗,讓遠在千里之外的客戶,亦可透過視像方式,隨時隨地參觀辦公室及會議活動場地,猶如置身現場,以遙距方式了解建築物內的設施和服務,一方面可維持社交距離、保障客戶及員工安全,同時亦能保持日常業務運作,一舉多得。此外,一些企業亦透過雲端應用程式檢視及管理辦公空間的應用情況,包括預訂會議室、進行訪客登記、活動報名、啟動門卡等,以應用程式安排和整合活動管理所需的人力資源、技術等,將科技元素融入日常管理及營運之中。

「疫」境當前,企業不單不可掉以輕心,更應該汲取上次開展遙距工作時的經驗,以靈活且具彈性的辦公室策略、善用科技,在僱員需要及維持公司生產力之間取得完美平衡,方可迎接新常態時代所帶來的機遇。

文:WeWork大中華區總經理艾鐵成