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Career Advice名家分享

管理老闆四大心法你要知

Published on Wednesday, 21 Oct 2020

導言:甚麼是向上管理,當中有甚麼重點值得我們注意呢?

現代管理學之父彼得·德魯克(Peter Ferdinand Drucker) 在《卓有成效的管理者》說過:「工作想要有卓越成效,下屬發現並發揮上司的長處是關鍵。」也就是經典的管理思維模式——向上管理,向下負責。 

甚麼是向上管理?

常人思維都是向上負責,向下管理—績效不好就被上司罵,平日就使勁催谷下屬工作,將績效高低的重擔放在員工個人表現上。但事實上,管理者的管理模式才是員工表現好壞的關鍵,上司理應管理好老闆,令老闆更願意投放充足的資源,協調好老闆以及員工的需求,讓下屬可以安心地發揮所長。

而向上管理的關鍵則在於—「人」,將老闆視為普通人,而不是全能先知般的存在。上司是人,會遇到樽頸位,同樣地,也未必理解員工的需求。上司正需要順應上司的優勢,消除的弱勢/盲點,為公司建立良好的工作關係。

筆者歸納了五大心法,希望令大家成功管理好上司!

急上司之所需

老闆也需要安全感,很容易因為員工的表現失當,而思疑員工是否真的對公司發展上心。

1. 及時並主動地進行匯報

問題天天都多,上司可能會猶豫於匯報還是不匯報之間,前者怕上司覺得自己連小事也要打擾他,後者怕發生狀況後被責怪知情不報。上司應該不斷匯集資訊,常規進度就整理成定期報告,突發狀況就即時報告。匯報過程請確認上司認知與實際情況是否相符,避免誤解。請不要隱瞞消息,主動提出問題尚且能及早解決,一味拖延隨時爆煲,東窗事發時上司怒火或更旺盛。

2. 清晰明確地提供數據證明

開會最可怕的用字:「okay啦」、「都可以」、「聽講」、「人地話」。這類用字極度模糊,根本無法準確形容目前進度,老闆自然聽得相當煩躁。請使用準確數字說明工作進度、績效成果,記得要與前階段進行對比,點出目前與目標的差距,將數據形象化。你可以借用圖表進行匯報,線條的上下能直接取代部分言語。

借對方之所長

上司也有長處可以發揮,但下屬總習慣性將上司擱置一旁,只追求獨力完成任務。

1. 意識到借力的重要性

能獨自解決問題的員工固然出色,但懂得借助他人力量,減省成本,創造更大效益的員工更吸引。老闆擁有的資源絕對比員工來得多,主動尋求老闆協助,順著其優勢,爭取其資源。

2. 明確講出自己需求

清楚說明自己的需求,以及需要老闆協助的部份。如果只是要老闆協助決策,請提供多個方案,讓其了解方案的分別,作出選擇。

思對方之所想

下屬不想成為工具人,就請你多思考吧,跳出一味服從,盲目執行的狀態,令自己價值更加鮮明。

1. 思考以及計劃你的工作內容

接到工作任務,請先分析工作要求,計劃自己的工作內容,方便與上司溝通時能準確講出計畫核心以及意義。開展工作前捉好目標以及意義,有利大家過程中不會脫軌,持續執行更多的行動。

2. 思考上司關心的地方

有時你覺得自己付出很多,準備很多,老闆卻不懂欣賞你的努力。原因可能在於你沒有搞清楚上司想要甚麼。你思考細節花費多少,老闆看整體理念價值;你在意過去的問題,老闆在意未來如何發展。代入老闆的思考角度,溝通同步了,才令老闆高看你一線。

以上法則雖能幫助大家改善職場溝通力,但要老闆看重你,願意多關照你,你必須學會攻心!以下兩個攻心法則,讓你在上司心裡有不一樣的地位!

唯互信是至高層次

再次提醒:老闆也是人。老闆也會有擔憂,也會有壓力。請你平日盡量多展示積極正向的部分,至少不要令氣氛更壓抑,感染整個辦公室氣氛。還有,老闆也會做錯決定,思慮不周全。如果發現老闆犯了明顯且嚴肅的問題,請私下簡短地提醒老闆注意事項,督促其改善問題,並請顧及其感想。當然最後在發現不對勁時,事先警告老闆可能會遇到的風險。

記住記住,老闆委派你任務,大至跟進重要項目,小至協調內部會議,請你打醒十二分精神,不要過死線,不要hea做。

潛移默化改變老闆

老闆也會遇到瓶頸,也會歡迎員工帶來新鮮的看法。如果你可以覺察老闆的苦惱,並主動提供新主意,或者新鮮知識,為老闆提供些啟發,老闆自然會記得這個能協助自己進步的人。如果你擔心突然上前分享看法太突然,你可以在日常聚餐以及內部培訓等場合嘗試分享自己的觀點。日常工作項目來說,你若能寫一篇好的文案,筆記、項目分析,當中有足夠深度,新奇視野角度,也可以讓老闆印象深刻,掌握更多資訊,甚至因而改變決策。

簡單而言,成為有看法的人,適時為老闆提供啟發。至於他會否接納不是關鍵,重點在於展示你的價值。你是一個有腦的人。