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開會唔再變噩夢 四招提高會議效率

Published on Monday, 27 Apr 2015
開會唔再變噩夢 四招提高會議效率

「唉….又開會,嘥晒啲時間…」,經常要參與辦公室內大小會議的同事都會說出以上抱怨說話他們是否真的不開會便勤力工作不得而知,但對公司來說,開一次會議的成本絕不便宜,最簡單算算出席者的時薪再乘所花時間便得出人力成本……支出很驚人是嗎?
所以若你是管理階層,有權決定要否舉行會議時,不妨參考以下四招,把開會變得物有所值,不浪費公司資源時亦不會令同事覺得開會是噩夢!

一.    定出會議結束時間:定出開會時間與要求與會者準時出席是基本,但建議開會前務必定出結束時間,例如主持人要求今次會議在一小時內完成,讓出席者有一種必須在限定時間完成的意識,盡量說出重點及精簡,減少時間消耗。另外,即使當天還沒有結論亦必須準時結束,養成讓出席者不會出現猶豫不決的習慣。

二.    預先發放議題及資料:開會時才說出今次的議題及發放會議文件會嚴重降低效率,每次會議前應先透過電郵告知各位議題詳情及相關資料,讓各人有所準備及預先消化相關資料,以降低會議時才逐項議程及資料講解的時間。

三.    選對開會時間:會議不妨選在午飯前或下班前一小時舉行,與會者為了不影響私人午飯或下班時間,必會提高效率及準備充足,減少拖拉及以免連累上司同事加班。

四.    站著開會:現在有企業流行站著辦公,開會亦不妨採用站立式會議,與會者精神必會更集中,各人亦不會令會議拖延太長。

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