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【同事聊天室】遇上職場溝通困難怎麼辦?

和別人接觸和溝通,是人的基本需要。職場上學好溝通,更幫你和上司、同事和其他合作夥伴建立良好的工作關係,提升工作表現,增加晉升機會!

職場中人遇上溝通困難,比比皆是,無論你已經擁有多年工作經驗,或是個職場新手,都會遇過以下的問題:

1. 不知怎樣開始

2. 不明白對方的意思,或不被明白

3. 遇上分歧,不知怎麼辦

 

1. 不知怎樣開始

踏入職場的第一步,便先要通過面試。這對一些比較內向的人來說,可謂充滿挑戰。即使進入職場後,也有很多機會跟「陌生人」溝通,可能是你的新同事、新上司、客戶……等等。那麼要怎樣開始溝通?

心理學家曾做過一個實驗,證明「得體的熱情」是好印象的首要因素,反之「冷漠」則是不好印象的首要因素。可以試試先深呼吸,用友善的眼神看對方,適度地跟隨對方溝通的「節奏」,再找出「共同點」作話題。安全的「共同點」包括愛好、運動、旅遊。小心或甚至禁忌的話題包括年齡、收入、拍拖或婚姻狀況、敏感的政治等等。

 

2. 不明白對方的意思,或不被明白

在有效的溝通中,傳遞者要清楚明確地傳達訊息,讓接收者完整地了解所傳遞的資訊。即使你認為自己已經明確地傳遞訊息,假若對方沒有清楚地接收到資訊,這就是不成功的溝通,如此溝通對於工作是沒有幫助。

不妨作一個自我評估:你是否說話太多,沒有重點,經常容易被別人誤會?又或者沒有好好聆聽,容易誤會別人的意思?我們應該注意在溝通的時候,不要介意跟對方釐清重點,甚至適當時邀請對方重述你的要求。在工作的情況下,應該作一些簡單而清晰的「會議紀錄」、「行動要點」(Action Points)去提升溝通的有效性。

 

3. 遇上分歧,不知怎麼辦

雖然全球一體化是不爭的事實,但文化差異仍然是存在的。例如亞洲人比較怕衝突,所以常常避免在意見上出現分歧;久而久之,我們不善於表達自己的想法。這樣也會導致另一個極端,就是某些情況下,只懂得堅持己見。

遇上意見分歧,最需要的是信任,把自己的意見提出,好好的說話,控制情緒。雖不用盲目服從,也不要完全忽略別人的建議,試根據他人的意見考慮,用「遞進式」表達——說出現況、表達感受、引發共鳴、提出改變,並發挖不同的可能性,努力在協作中尋找一個更好的方案。

我們在不同的場景,如公司、業務拜訪和公餘時間活動,都應該留意溝通的內容和方法。不妨多作自我檢討,或找身邊的同事、上司給予回饋。想要在溝通方面有所進步,你必須擁有不斷改善的動力,時刻細心觀察別人,投資時間和精神進修、閱讀。最後,實踐是很重要的課堂,不斷重覆練習及反思,你必定有意想不到的收穫!