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【職場教練】跳出術語陷阱

各行各業都有自己的專業知識,也有大堆術語。這些術語往往成為溝通障礙,一不小心就會引起笑話連篇,甚至對專業形象打折扣。

齊齊吃曲奇!

有位電腦維修人員向秘書小姐說:「小姐,你的電腦中有太多Cookies,所以行得好慢!」秘書小姐恍然大悟:「我上星期在電腦前吃曲奇餅,一定是餅碎跌進了Keyboard入面!」

這個經典笑話,十年前已有人講,只是講到今天仍不斷重演。一些自以為人人認識的詞語,原來外行人眼裡是天荒夜譚。再舉一些例子。「上網很慢?自己download個新IE就可以了。」「Printer印唔到?去Control Panel set返就可以了。」「相片開唔到?因為沒有set photo editor做default囉!」

同類情況多不勝數。結果如何?對方可能以為是自己問題,不明箇中原理又不敢發問,最終問題還是解決不來。另一可能是,客戶以為你無法為他解決問題,誤會你不稱職。更甚者是客戶誤解了你的意思,以致做錯了事,因而怪罪於你。負面後果多不勝數,所以別被術語拖垮!

設身處地顧及大眾需要

又有位高級經理問公司的IT服務人員:「我家有幾部電腦,如何同步上網?」IT人不消一秒就答道:「買個Home Plug或無線Router,電腦商場有得賣,幾百蚊有交易,自己一定識裝。」經理雀躍萬分,連忙答謝。下班後他就把裝置買了回家,但結果弄了三小時都裝不成。第二天回公司不敢再問IT人,因為對方說「很易裝」,自己卻弄成一團糟;加上自己是高層,面子攸關,怎能讓對方知道自己裝不了。最後事情不了了之。

專門行業的從事員都有機會遇上同樣挑戰:學問愈學愈深,當鑽研到某個地步,便忘記自己已深入了這門學科的心臟地帶。日常接觸的用語和概念,並非一般人所能理解,可惜專業人員再已劃不清當中的界線。要避免這樣的溝通問題,重要是設身處地替對方想,為對方解釋每個概念。例如多問「你聽過這回事嗎?認識這個名詞嗎?知道怎樣做嗎?」甚至利用圖表把艱深結構和系統連接方法畫出來,讓對方可以按圖索驥;又可用1, 2, 3, 4, 5寫下關鍵步驟,讓對方逐項跟從。要知道,學問永遠都學不完。

 

圖:Shutterstock


以上文章刊於《招職》。