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五個實現遠距工作的必備工具

By GetLinks Recruitment

遠距工作是未來的大趨勢

我們的工作方式在過去十年一直在演變，而這僅僅是個開始。其中一部分的工作人口正在不斷提升互聯網技術，令他們可以不再受地點和時間的限制在世界各地工作、創業，並和他人共同工作。上載你在菲律賓所做的項目計劃更新給歐洲的同事只是小菜一碟，而這種地域彈性不但能為僱主及僱員提供龐大的好處，更是未來的發展趨勢。

遠距工作帶給員工巨大的便利的同時老闆也能受益。遠距工作能讓就地工作的員工人數減少，縮小所需的辦公空間，從而節省租金和其他開支。除此而外，僱主能更廣闊、甚至跨越世界各地去尋找人才，可接觸到的人才質素必定超乎你所想。

那遠距工作會有壞處嗎？這大概由於某些上司希望建立強烈的公司文化，或是某些員工希望培養對團隊的歸屬感，對素未謀面的遠工員工來說這的確是有一定的難度。對上司來說，要確保員工有效率地工作，或對員工來說，清楚了解你的上司透過電郵發給你的那些簡略工作要求，也是一大挑戰。每週（甚至每天）的會議能讓雙方確保所有事情都在正確的軌道及方向進行。

遠距工作是好是壞仍然有待商榷，但有一點我們可以肯定的就是它正在不斷發展，而且非常迅速。遠距工作不再是遙不可及，它現在，就在此處，伸手可及。

讓我們看看以下五個能協助遠距工作100%完成的應用程式。

計劃管理：Trello

遠距工作令團隊成員所有的項目計劃不容易被記錄和追蹤，Trello便是一個優質的解決方法。用家可以創建作業，並為指定成員附上提交日期。利用版面系統的卡片你可以實時監察作業進度。它的好處在於容易使用，只需一拉、一放，加添成員和選擇標記進度的顏色以分辨作業優次。任何更新和最後限期提示的通知信息都會經手機或網頁傳送給用家，有效地提醒各個員工。Trello是一個簡單且強大的工具，讓遠距工作增添上一點責任元素。

團隊溝通：Slack

當所謂的「辦公室」並不存在，但又希望感受到共同工作的氛圍時，我們便需要一個方便群組聊天的應用程式。良好團隊合作中必要的一環便是團隊溝通，但對遠距工作者來說這是達到團隊成功路上的一大障礙。幸運地，透過Slack我們便可以跟所有團隊成員溝通。Slack提供空間給用家作工餘溝通之外，同時能夠享受遠距工作。它設有多個功能以提高團隊溝通的效能，包括一對一聊天對話、群組訊息，以及團隊項目專用頻道。Slack強大的搜尋功能方便用家重溫過往的訊息記錄、網站連結及檔案，更可以與超過1,500個程式如Google雲端、Dropbox和MailChimp同步。透過整合所有的訊息通知，讓你能節省處理混亂的訊息通知的時間，集中於有意義的工作上。

視頻通訊：Google Hangout

有了Google Hangout，我們無需再浪費時間和金錢穿梭各地與客人及同事進行面對面的會議。許多人平常都會使用Skype作視頻對話，但在工作上我們需要更專業的工具。Google Hangout是一個由Google支援的視頻通訊工具，幫助遠距工作者之間交流互動。用家能夠建立一對一視頻對話，廿五人的群組視頻對話在Google Hangout中也能實現。安全地儲存通話記錄能於雲端之上是另外一個十分實用的功能，用家更能於進行視頻通訊的同時在電腦上工作，有利遠程工作者。用家只需用Gmail註冊就能免費使用這個應用程式。

密碼管理：1Password

要說到有甚麼事情是不應該再在未來糾纏我們的，必定是密碼的煩擾。把一連串意義不明的字元符號記住是一件相當麻煩及困難的事，而遠程工作者根本不可能請求旁人或是同事提醒自己。1Password是一個被廣泛採用的密碼管理工具，能夠非常安全地保存所有的密碼在同一個地方。用家能儲存所有的登入密碼之餘更能在不披露實際密碼的情況下讓其他團隊成員取得存取權，且能透過Wi-Fi、iCloud或Dropbox與多個裝置同步，並支援Mac、Window、Android及IOS系統。有了1Password，我們不需再在每次登入的時候從個別對話中複製及貼上登入資料，亦會確保足夠的密碼強度以避免被黑客入侵，十分簡單和安全。

電子簽署：SignNow

繁複且緩慢的文件簽署流程是遠距工作最明顯的一個問題。SignNow是一個十分便捷的電子簽署平台，讓我們能夠加快及即時完成整個簽署流程。用家只需透過手提或電子裝置點擊平台所發的電郵通知，便能在數秒內完成文件簽署，無須再做浪費紙張將一份文件列印，並在公司與簽署者之間來回傳真這樣的行為。SignNow一系列的自動程序幫助簽署者在不費一紙一墨下完成簽署、查看和保存文件作將來參考，提高文件處理速度。它亦提供多個商業文件範本，因此十分建議遠距工作團隊使用這個電子簽署平台。

改變我們的工作方式亦會改變員工如何被領導。接下來的文章我們會分享遠距工作如何改變領導風格和數據化的領導能力的重要性。請緊貼我們的專頁，留意最新消息！

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