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職場新鮮人 Office規則要留神

職場新鮮人 Office規則要留神
 
「我不適應這份工作!」這大概是不少社會新鮮人的心聲。的確,年輕人告別校園後,面對與求學生活截然不同的工作環境及模式,難免會感到不習慣甚至氣餒。ManpowerGroup大中華區董事總經理徐玉珊,以及香港專業教育學院工商管理系高級講師暨人力資源管理學高級文憑課程主任胡秀珊分享數項要訣,協助各位職場新丁融入工作之中。
 
了解文化易投入
常言道:「知己知彼,百戰百勝。 」新鮮人透過閱讀員工手冊或參加迎新活動,可加深認識公司的背景及制度,有助融入工作環境。要工作得心應手,新鮮人更應主動了解公司的理念及文化及業務發展,例如公司以服裝零售為核心業務的話,無論自己擔任哪個工作崗位也好,都應該密切注意行業的趨勢及最新資訊,並爭取機會學習相關的專業知識及技能,這對投入工作以至日後拓闊事業發展空間均有幫助。
 
良好時間觀念
守時是員工應有的操守,所以新鮮人必須培養出良好的時間觀念。事實上,年輕人初入職場,往往比其他人需要較多時間掌握工作的內容及技巧。因此,新鮮人亦不妨多抽點時間認識自己的工作,例如每天提早30分鐘回到公司,以騰出額外的時間了解工作範圍及程序,以及辦公室環境,增加歸屬感。
 
主動求助快上手
新鮮人在適應期間可多觀察其他同事的工作方式,從中學習;遇到不明白的地方時,亦要能不恥下問,向資深同事請教,加快「上手」進度,否則問題只會日積月累,造成惡性循環。此外,亦可主動向上司提出認識需要合作的同事,爭取溝通磨合的機會,對日後團隊工作定有莫大益處。
 
標奇立異要避免
不少年輕人喜歡透過獨特的裝束建立鮮明的個人形象,但過度新潮的打扮在職場上只會被認定為標奇立異,造成負面印象。其實,新鮮人要融入職場文化,「中庸之道」才是關鍵所在:若同事都穿著正統的行政套裝上班,自己的服飾便不宜太過隨便;相反,若同事上班都穿休閑服,而自己卻總是打領呔、穿西裝,則會予人格格不入的感覺。
 
參與聯誼識人易
與同事建立良好關係是融入工作環境的良方,新鮮人可主動邀約同事一起吃午飯或參與公餘活動,例如看電影或做運動等,在輕鬆的氣氛下加深彼此的認識,藉此建立共同話題,工作時便不會感到陌生或尷尬。不少公司還會定期舉辦跨部門聯歡聚會,新鮮人參與這些活動可認識到其他部門的同事,有助進一步投入工作環境。
 
配合團隊勿認叻
「務實工作」雖然是老生常談的建議,但對初出茅廬的新鮮人來說卻尤其重要,他們往往因為擁有一股衝勁或急於表現自己,而沒有配合工作團隊既有的辦事模式,惹人側目。其實,年輕人初投社會應該踏實工作,先融入團隊的工作節奏,待適當的時候才提出革新的建議,按部就班。
 
人事關係要搞清
新鮮人作為公司的一分子,亦應該適度了解公司內的人事及利害關係,例如向上司「取經」,從而得知與其他同事或部門合作時所需注意的事項,以免產生誤會,捲入辦公室政治之內。
 

 

辦公文傑

職場打滾十多年,見盡各個職場生態,在此分享獨特的個人心得和看法。

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怡君是一位產品經理,工作很努力,也很願意學習。但她有一個問題:學了很多東西,卻不知道怎樣真正用在工作上。 「Kenneth,我收藏了很多課程,也看了很多文章,」怡君說。「可是每次工作一忙,學到的技巧都停在筆記裡。我到底怎樣才可以把學習變成成果?」 「你缺的不是更多知識,」我說。「你需要一個把新知放進真實工作的閉環。LOOP 框架可以幫你。」 什麼是 LOOP 框架 LOOP 是 MAKER 層中 Kaizen(持續改善)模組的實踐框架,幫助你把學習、執行、觀察和打磨,變成一個可以不斷重複的成長循環。 LOOP 代表四個步驟: 怡君的 LOOP 實驗 我用 LOOP 框架幫怡君把「學習」放回她真實的工作流程。 L – Learn(學習) 我先問怡君:「你下週一定要完成哪一項工作?」 怡君說:「我需要向管理層提交一份產品提案,但每次他們都說內容太多,抓不到重點。」 我告訴她:「今次不要貪多。你只需要學一項微技能:如何在一頁簡報先講結論。」 她沒有再報讀一門長課,而是花 20 分鐘閱讀一篇關於金字塔結構的短文,只記下三個重點:先結論、再原因、最後才是細節。 O – Operate(執行) 第二步,是把學到的東西放進真實任務。 怡君沒有重新做整份提案,只挑選其中最關鍵的一頁,在開頭先寫上建議方案,再用三個原因支持結論。 我告訴她:「第一次不用追求完美。你只需要在一個真實場合,試一次新的做法。」 於是,她把這一頁放進當週的產品評審會。 O – Observe(觀察) 會議完結後,我請怡君不要只靠感覺判斷,而是觀察三件事:會議是否縮短、同事追問是否減少、提案要來回修改多少次。 她發現,這次管理層很快明白她的建議,問題由「你到底想做甚麼?」變成「這個細節可否再調整?」。 會議時間少了,版本往返也比以前少。她開始明白,學習是否有用,不是看自己看了多少內容,而是看工作有沒有出現可觀察的改變。 P – Polish(打磨) 最後一步,是把有效做法留下來。 怡君把這次簡報的結構整理成一張小清單:先寫結論、列出三個支持原因、把細節放在後面。她還為這個模板加上版本號,方便下一次提案再使用。 兩週後,她沒有變得更有空,但她的工作方式開始變得更穩。決策拉扯少了,文件更開門見山,同事甚至開始沿用她的格式。 怡君的轉變 怡君開始每週做一次 LOOP 微實驗。 有時,她練習把客戶回覆寫得更清楚;有時,她測試新的會議開場方式;有時,她把常見的審稿意見整理成檢查清單。 她不再問:「我還要學甚麼?」而是開始問:「我今週要把哪一個新方法,用在甚麼真實工作上?」 一段時間後,她累積的不只是知識,而是一套可重複使用的工作方法。 […]

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