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The Best Ways to Deal with Difficult People at Work

The Best Ways to Deal with Difficult People at Work

Different personalities and perspectives in the workplace help keep businesses moving forward, but differing opinions can lead to friction in the office as well. A diverse group of people working together allows their skills, expertise, knowledge, experiences, and creativity to synergise in ways no single person could ever be capable of. While this can do wonders for a company’s productivity and innovation, the harsh reality is that not everyone will always get along and it’s inevitable that people, personalities, and ideas will clash given enough time together. As diversity continues to be an integral part of business, how can we learn to better deal with the more difficult people at work? 

Don’t take things personally. Most disagreements in the workplace are of a professional nature, and for the most part, your coworkers are fighting against certain policies or processes and not you personally. It would be rare that any of your coworkers would butt heads with you because they don’t like the way you dress or because of how you choose to spend your weekends. Allowing yourself to get worked up because a colleague has a different idea of how something should get done is a waste of your time and energy. Instead, take a step back and consider if you’re overreacting. Let these differences slide off your back and focus on the work that needs to get done. 

Talk it out. If it seems that you simply cannot put your differences aside with someone at work, it may be best to address the issue directly with the person in question. As awkward and anxiety-inducing as it may be, having a direct and honest conversation in private may help to clear the air. Go into the discussion with an open mind. They may not even be aware of the effect their words or actions have had on you. During your conversation, remember to use “I”statements to avoid sounding accusatory and aggressive. At the conclusion, try to reach an agreement as to how you both can move forward in more positive and supportive ways towards one another. 

Get outside help. If talking directly to your colleague doesn’t help, it may be time to escalate the problem to someone else, such as a manager or a human resources representative, who may be able to act as a mediator. When you approach the mediator, avoid statements that make you sound like someone who’s merely complaining and address the problem in terms ofhow it affects you and your productivity. Work with the mediator to find ways in which the problem can be approached and resolved with the disagreeable coworker. Recognise that there will be actionable items on your part as well.

Find an escape. If all else fails and the difficult coworker is still unpleasant to work with, despite the intervention with your superiors and/or human resources, you have two options left. You either find a new role within your company that will not require you to work with this uncooperative individual or you quit your job. While the latter may seem too drastic a measure, consider how the current company atmosphere continues to allow a troublesome employee remain employed and unpleasant to his or her peers. Is that the kind of place you want to work? 

At some point, your own happiness and productivity must come first and if your efforts to rectify and improve the relationship with a difficult employee doesn’t lead to any improvement, then your skills and talents should be taken where it can be appreciated and allowed to thrive. 

 

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【IT事務所】AI如何重新定義企業溝通?——從生成式AI到Agentic AI,邁向 Business Communications 2.0
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【IT事務所】AI如何重新定義企業溝通?——從生成式AI到Agentic AI,邁向 Business Communications 2.0

人工智能(AI)的發展,正以前所未有的速度改變企業的營運模式。短短幾年間,AI已由協助資料分析、自動化流程及程式開發,迅速演變成能夠理解語言、生成內容、分析商業資訊,甚至自主執行複雜任務的智能系統。對企業而言,AI帶來最深遠的影響,並不只是提升工作效率,而是重新定義企業與客戶、合作夥伴、供應商、投資者、監管機構及員工之間的溝通模式。企業溝通(Business  Communications)已不再局限於傳遞資訊,而逐漸成為一個由人與AI共同參與、共同創造價值的智慧協作系統。 生成式AI(Generative AI)的普及,是這場變革的重要起點。ChatGPT、Microsoft Copilot、Google Gemini等工具,讓知識工作者首次真正感受到AI如何協助處理大量日常工作。從商業建議書、董事會報告、新聞稿、電郵,到市場推廣內容及會議紀錄,AI都能在短時間內完成高質素的初稿,大幅縮短文書工作的時間。對企業而言,這並非單純節省人力成本,而是重新分配時間與資源,讓管理層及專業人員能夠將更多精力投放於策略思考、客戶關係管理、產品創新及市場分析等更具價值的工作。生成式AI真正改變的,不只是寫作方式,而是整體知識工作的生產模式。 然而,生成式AI只是企業AI發展的第一步。近年快速興起的AI Agent(智能代理),正把AI由「回應指令」推向「自主完成工作」。兩者最大的差異,在於生成式AI通常需要人類提出具體要求,而AI Agent則能根據企業設定的目標,自行規劃工作流程、搜尋相關資料、分析結果、執行任務,甚至持續追蹤進度。例如,一家公司準備推出新產品,管理層只需提出「制定產品發布計劃」這個目標,AI Agent便能自動研究市場趨勢、分析競爭對手、撰寫新聞稿、設計社交媒體宣傳內容、建立媒體聯絡名單、安排發布活動,並於產品推出後整理市場反應及生成成效分析報告。AI在這種模式下,不再只是協助寫作,而是開始參與整個企業溝通及營運流程。 隨著技術持續成熟,企業正逐步邁向Agentic AI的新階段。Agentic AI並非單一AI工具,而是由多個具備不同專長的AI Agents組成的協作系統,每個Agent均負責特定工作,彼此協調合作,共同完成一項複雜任務。試想像一家跨國企業收到海外客戶的合作查詢,負責客戶服務的AI Agent首先理解客戶需求,產品Agent隨即整理相關技術資料,市場Agent根據客戶所在地調整建議內容,翻譯Agent製作多語言版本,法務Agent檢查合約條款是否符合當地法規,品牌Agent確認所有內容符合企業品牌指引,最後才交由負責客戶關係的主管作最終審批。整個流程可能只需數分鐘便能完成,而且每個Agent均能按照企業既定政策及工作流程運作,大幅提升效率,同時降低人為錯誤。這種由多個AI共同協作的模式,正逐漸形成企業的「數碼工作團隊」(Digital Workforce),亦預示未來企業組織將由人類員工與AI共同組成。 更值得關注的是,企業溝通的下一個重大變革,很可能不是人與AI之間的互動,而是AI與AI之間的直接溝通(AI-to-AI Communications)。當不同企業均部署AI Agent後,商業活動將逐漸由兩個AI系統先完成大部分資訊交換及流程處理,再交由人類作最後決策。例如,零售企業的採購AI可直接與供應商的銷售AI查詢庫存、比較價格、協商交貨時間及付款安排;物流公司的AI可與客戶系統同步運輸狀況及更新配送時間;銀行的AI可與企業財務AI核對付款資料及完成例行審核;保險公司的AI則可與醫療機構的AI交換理賠所需資料。未來,許多原本需要多次電話、電郵及會議才能完成的行政流程,將可能在幾分鐘內自動完成,讓人類把更多時間投放於建立合作關係、制定策略及處理高價值決策。 有人擔心,當AI愈來愈廣泛參與企業溝通,企業會否因此失去人情味?事實上,AI的價值並不是取代人,而是讓人有更多時間做只有人才能做到的事情。當AI負責整理會議紀錄、安排日程、回覆重複性查詢、撰寫文件初稿及整理數據分析,管理層便能更專注於與客戶建立互信、與員工交流願景、與合作夥伴討論策略,以及推動創新和企業文化。真正成功的企業溝通,從來不是文字本身,而是建立信任、理解需要、化解分歧及創造共同價值,而這些仍然需要人類的判斷力、同理心、創造力及領導能力。 正因如此,AI治理(AI Governance)將成為企業數碼轉型不可或缺的一環。當AI開始參與對內及對外溝通,企業必須建立完善的管理制度,確保AI生成內容符合品牌形象、商業倫理及法律法規,同時妥善保護客戶私隱、商業機密及知識產權。更重要的是,涉及重大商業決策、法律責任、財務承諾及危機管理的溝通,仍應保留「Human-in-the-Loop」機制,由具備授權的人員作最終審核和批准。AI可以加快決策流程,但不能取代企業應承擔的責任。未來,AI治理將不再只是資訊科技部門的工作,而是董事會、管理層及企業管治的重要課題,也是企業建立市場信任和可持續競爭力的重要基礎。 回顧企業溝通的發展歷程,我們曾經歷電話、傳真、電郵、流動通訊、社交媒體及雲端協作平台的演變,而今天,我們正站在Business Communications 2.0的新起點。生成式AI提升了知識工作者的生產力,AI Agent開始自主完成整個工作流程,Agentic AI則建立起由多個AI共同協作的數碼工作團隊,而AI與AI之間的商業溝通,更將重新塑造供應鏈、金融服務、物流及跨企業合作模式。這些變化並非遙遠的未來,而是許多企業正在逐步實踐的現實。 然而,科技愈進步,人類的角色便愈顯重要。未來企業的競爭,不再只是誰擁有最先進的AI技術,而是誰最懂得把AI的速度、數據分析能力及自動化優勢,與人類的判斷力、創造力、同理心及價值觀有機結合。真正成功的企業,將不是由AI取代人,而是建立一個人與AI互相協作、彼此互補的智慧組織,讓科技成為推動創新、提升效率及創造價值的力量。 管理學大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)曾指出:「溝通最重要的,是聽見那些沒有被說出口的事情。」這句話在AI時代仍然適用。AI可以協助企業更快速、更準確地傳遞資訊,甚至自主完成許多溝通流程,但真正能夠建立信任、凝聚團隊、促成合作及創造長遠價值的,始終是人類的智慧、誠信、同理心與遠見。Business Communications 2.0 已經開始,而企業今天如何擁抱AI、建立治理框架及培育AI素養,將決定它們在未來數十年的競爭力與影響力。

【職場 Hacker】揭開職場破局的秘密——SMI 框架(上)
Advice Columnist

【職場 Hacker】揭開職場破局的秘密——SMI 框架(上)

這幾個月來,我們分享了很多關於職場故事——Alex 的能見度困境、Mia 的職涯迷茫、David 的領導者孤獨。 在這些故事裡,我多次提到「診斷方法」、「系統化框架」。你可能想問:「Kenneth,你說的那套方法到底是什麼?」 今期,我要兌現這個承諾。 我多年觀察發現,那些能成功破局的人,都有一個共同特點:他們會系統化地診斷現狀、制定行動、追蹤成效。 於是,我開發了一套系統化的職場轉型系統——SMI 個人競爭力設計系統。 SMI 代表三個英文詞:SCAN(掃描診斷)、MAKER(行動引擎)、IMPACT(成效驗證)。這三層形成了一個完整的自我調節系統。 今天這篇文章,我會完整揭示 SMI 框架的第一層:SCAN 層——如何診斷你的職場現狀? SCAN :四個診斷維度 SCAN 包含四個核心維度,每個維度的首字母組成「SCAN」: S = Situation(現狀定位) 第一個維度是「現狀定位」,評估你當前的職場狀態。 關鍵問題: – 你的核心能力是什麼?你最擅長什麼? – 你的技能有過時風險嗎?會被 AI 取代嗎? – 你的專業聲譽如何?有多少人認識你、信任你? – 你的財務狀況如何?有足夠的儲蓄支撐轉型嗎? – 你的工作生活平衡如何?有足夠的時間和精力投入轉型嗎? 這個維度的目的,是幫助你清楚地了解「你現在在哪裡」? C = Competition(競爭格局) 第二個維度是「競爭格局」,評估你所在行業和領域的環境。 關鍵問題: – 你所在的行業是成長還是衰退?未來 5-10 年的趨勢如何? – 你的領域競爭激烈嗎?有多少人在做跟你一樣的工作? – 你的工作會被技術取代嗎?AI 和自動化的影響如何? – 你有差異化優勢嗎?你跟別人有什麼不同? – 你在同儕中的位置如何?是領先、持平、還是落後? […]

暑期實習生是「勞工」嗎?
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暑期實習生是「勞工」嗎?

每到七、八月,暑期實習成為不少大專學生的重要一課。對學生而言,這是累積經驗、接觸職場的機會;對企業而言,則是培育人才、建立品牌的渠道。不過,當實習生真正投入工作,一個關鍵問題便浮現:他們究竟算不算《僱傭條例》下的僱員?答案不在於合約上寫着「實習」二字,而在於雙方實際建立的是教育關係,還是僱傭關係。 在香港,判斷實習生是否屬僱員,看的不是名稱,而是實質。若公司對實習生有明確指示與監管,實習生須按固定工時上班,並承擔與一般員工相近的工作,那麼即使合約表面寫明是「實習」,仍有可能被視為僱傭關係。換言之,法律重視的是安排內容,而不是職位標籤。 這一點對企業尤其重要。因為一旦實習生在實質上屬僱員,僱主便不能只把對方視為「來學習的學生」,而須按相關法例處理薪酬、保險及其他勞工保障。很多僱主以為把職位名稱改成Intern或Trainee,便可避開勞工法例,這其實是誤解。真正決定法律責任的,是實際運作。 最低工資問題,更是實習爭議的焦點。根據《最低工資條例》,某些實習安排可獲豁免,但條件相當明確,並非所有暑期實習都自動適用。一般而言,豁免主要涉及兩類學員:一類是由教育機構安排或認可、並屬課程必修或選修部分的「實習學員」;另一類是「工作經驗學員」,即不屬課程必修實習、年齡未滿26歲,且受僱期符合法定豁免條件。 不少企業容易將暑期實習一概視為短期安排,但法例並不容許這樣簡化處理。若屬「工作經驗學員」,豁免期通常只限於一段連續59天的受僱期。換言之,若暑期實習由7月1日至8月31日,共62天,便已超出豁免上限;在這種情況下,僱主便須按法定最低工資支付薪酬。對企業而言,這是成本;對學生而言,卻是最基本的保障。 不過,若實習屬「實習學員」,情況便不同。只要實習由教育機構安排或認可,並屬課程一部分,即使日數較長,也未必因超過59天而失去豁免資格。可見,真正重要的不是「實習多久」,而是實習性質是否符合條例要求。因此,企業在推出實習計劃前,應先與教育機構、法律顧問及人力資源團隊協調,避免因設計疏忽而誤觸法例。 除了薪酬,保險與強積金同樣不能忽略。若實習生在實質上屬僱員,僱主便須按規定為其購買僱員補償保險;而如符合強積金參與條件,僱主亦要依法安排供款。這些並非可有可無的行政細節,而是保障勞工權益的基本要求。愈是標榜「培育人才」的實習計劃,愈應在制度設計上做得細緻。 對學生來說,簽署實習合約前也不應只看公司名氣或職位名稱,而要細讀工時、職責、薪酬、保險及終止安排。實習不是試用期的縮影,更不是法律保障的真空地帶。懂得看清條款,並不是對企業不信任,而是對自己權益負責。 說到底,實習生是否屬於「勞工」,從來不是非黑即白,而要回到實際關係與法例要求。對企業而言,合規不是負擔,而是風險管理;對學生而言,懂法不是對立,而是自我保護。當實習既有學習價值,也有制度保障,才算是真正成熟的實習文化。 (以上僅為一般資訊,不可作為法律意見)

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