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【創業小記】未來職業新趨勢
Advice Columnist

【創業小記】未來職業新趨勢

未來有一個趨勢就是：機器式工作終將終結，愈來愈多的人需要培養自己的一技之長，投入到自由職業的行列……

有一種病叫Excel病
Advice Columnist

有一種病叫Excel病

有一種有相當歷史的軟件，簡單易學，能滿足大多數人對電腦運算能力、資料處理的需要，除了最初設計用途，被濫用在很多不同用途上， 聰明如你，應該知道我想講的就是試算表(Spreadsheet)，其中最多人用的當然就是Microsoft Excel。 乍看之下，Excel與Word及Powerpoint分別不大，都是作為Microsoft Office三大常用軟件，但其實有很大分別： Word最適合的當然是撰寫文件，寫學術論文、鱔稿、或是一封簡單的辭職信，使用Word都是最適合不過的。 Powerpoint則是作簡報才有， 間中亦有一些人用來作其他用途（例如繪圖動畫），但絕大多數人，如果不是要做簡報的話，決不會無故使用powerpoint。 Excel與上兩者不同在於，任何一個不諳編程的普通用家，只要有任何儲存結構式資料(structured data)，或者有任何計算需要，第一時 間浮進腦海的必然是Excel。Excel最初設計為試算表，本用作數據分析、數字計算，作簡單圖表而已。但隨著大眾對儲存結構式資料的需求提升，Excel竟 出人意表地多了許多用途： 項目計劃管理、時間表製訂、公司零用錢管理、公司倉儲管理等等，總之任何可以寫成一個表(Table)的資料，大家都自然會 將資料放到Excel裏面去。我遇過最為誇張的情況，是用Excel作為資料庫遷移(Database Migration)的管理，也就是用Excel 做一個資料庫，來為資料庫儲存資料，相當滑稽。 問題來了，Excel不是為了作為資料庫而設計，而大家將Excel用成了資料庫，然後連微軟自家推出的Access也不敵敗走，難道不是証明Excel非 常適合作為資料庫使用嗎？ 其實不然，亂用Excel的，往往都架床疊屋，發展出一套外人無法理解的方法處理資料。資料庫儲存資料，是以有系統及方便讀取為前題，胡亂將所有資料都放到 一個Excel檔案中，充其量只是造了一個資料垃圾筒。 有些公司用Excel用上了癮，萬事萬物皆用Excel解決，這種情況，我會稱之為Excel病（Excel Syndrome）。 Excel病的特徵，在於相信所有問題都可以用加一個Excel去解決。 自測 想知道你工作的地方有Excel病嗎？如果每一次解決問題的方法，都包括了加一個Excel檔案的話，很不幸，你工作的地方已罹患Excel病! Excel病的影響 1. Excel速度會隨資料量上升顯著減慢。 Excel作為一個試算表，每一次更新都會重新計算格內的數值，隨著數據量上升，每一次更新所須的計算愈來愈多，因此速度亦愈來愈慢。更甚者，有一些Excel檔案動輒數十MB，老舊一點的電腦光是開啟就要花一段時間，遑論再在上面工作。 2.…

五樣您在最後工作天應該做的事
Advice Columnist

五樣您在最後工作天應該做的事

您就在終點線前 您的辭職申請已經被接納，而您的同事們可能已經為您籌備好在工作天結束後舉辦一個歡送派對。但在您考慮晚餐應該訂購什麼食物去慶祝一番前，仔細查看一下我們的清單，確保自己整理好所有未交代清楚的事情。這個清單的目的在於以正面及專業的態度去結束這一天，而不是自斷後路。因此，不要忘記… 1. 整理好個人的電子物品及雜物 就如您的車尾箱一樣，在公司工作的期間您的工作空間可能堆放了很多物品，包括個人或專業用具。假如您還沒在過去一週把這些東西好好整理，那現在便是您的最後機會去將自己最愛的水杯、舒適的辦公室拖鞋帶到新公司，或帶回家中。 仔細檢查您電腦上所有的檔案，不單要肯定您已經取得您所需的檔案，其他的同事們在需要的時候亦能找到您以前負責的工作檔案。其實要做的事情十分簡單，您可以選擇在公司伺服器上創建一個以您的名字命名的文件夾、建立Dropbox檔案、或是壓縮所有檔案並將它發給上司。無論您選擇哪一個方案也好，別忘記您也可能需要一個拷貝，作為自己的記錄及放在個人檔案之上。（請留意您的合約上有否註明任何關於使用公司檔案作非公司事務用途的條款） 一些您應該再次檢查的地方： 您的辦公桌 共享抽屜、櫃子，或其他公共空間 您的工作電腦、手提電話以及平板電腦 實體清理貼士： 適當地處置或回收廢物；不要假設您的接替者或清潔工人會為您善後 正確地將檔案分門別類，或提供實體文件予有需要人士 擦拭您的桌面和電腦 電子清理貼士： 在您的工作電郵設立自動化訊息，表示已經離開公司並提供新的聯絡人資料 如果您擁有一個開支帳戶，確保所有付款和自動轉帳已經處理好，或轉至另一個戶口 登出並刪除所有工作電腦上的個人帳戶及檔案 保留或轉寄重要的電郵副本 清除網上瀏覽器記錄 清除資源回收筒 登出所有帳戶 留下一個清單，列出與工作相關的帳戶的登入資料 假如已有協議，別忘記歸還任何公司的設備 如果合約許可，您也可以取一份商業聯絡人資料的副本。 2. 注意言辭 讓您最後的一個工作天過得愉快點吧！離開公司的自由感可能煽動您把自己真正的想法說出來，但您永遠不會知道您在將來會與何人一起工作。而如果您已經有新的工作，這也不是一個適合吹噓自己的時候。這可能會讓您的同事們產生怨恨，亦顯得自己自大。建立正面的商業關係能為未來的項目作準備，即使您不在乎人際關係，但個人信譽會一直伴隨着您，尤其是您的新工作與上一份工作屬於同一個行業。 那稍後的歡送派對或聚餐呢？同樣不要讓酒精毀掉您的專業。雖然那是一個較為放鬆的環境，但卻依然是辦公時間。  …