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【職場教練】別被ASAP拖垮

Published on Friday, 01 Sep 2017

談到現今職場內說得最多的話,少不了ASAP。ASAP全寫是As Soon As Possible,也就是「盡快」的意思。別輕看這句話,當別人要求你ASAP完成工作,或你主動提出會ASAP完成,那麼你就已開了一張「空頭支票」。

清晰釐定時限及成果

在商業世界,「工作」二字包含了責任與承諾。訂立協議時愈清楚、愈仔細愈好。例如客戶要求你辦事,並希望你ASAP完成,別只說OK。有否想過「盡快完成」何解?一天?半天?一小時?還是下秒便完成?即使對方沒說,自己也要主動提出完成限期,例如「無問題,我明天中午前交給你好嗎?」最糟是客戶沒有說何時完成,你也沒有說明完成時限,結果大家都在不斷假設 ── 對方有可能假設你在一天內完成,你卻滿以為有一星期時間。

除了時限,成果也一樣。究竟客戶希望你做到甚麼,你又以為對方想你做到甚麼?假如大家沒有達成共識,無異於瞎子摸象,一味靠「估」!最終往往造成誤會、爭拗甚至關係破裂。專業的職場人士在答應做事情時,一定不會忘記為雙方訂立時限、服務範圍甚至完成工作的方法及程序,確保大家有共同意識及目標。這是為了自保,也為了恰如其分完成工作。

服務在乎體驗

對某些人來說,以上步驟也許有點多餘,也有人認為結果才最重要。然而在今天「體驗至上」的年代,專業與否,往往反應在服務過程能否讓客戶感到安心和可靠。可惜現今的職場溝通中實在有太多不負責任的處事方法。「已讀不回」是最常見的例子。比方說,上司發了電郵給所有同事,希望發表意見,然而回覆者寥寥可數。不回覆者也許以為沒有意見就不用回答,殊不知苦苦等候的上司卻感到失望,更會觀人與微,藉此衡量你的工作態度及待人接物方法。

另一個情況是把對方放在「黑洞」裡。答應了限期前完成,不單只沒有履行承諾,而且毫無聲氣,甚至對方找你也找不到!到頭來,別以一句「不好意思,太忙了」就可以解釋一切;對方下次會否再選用你的服務,自然也有他的選擇。小問題總是容易被忽略,但不負責的溝通習慣往往導致嚴重後果。職場中的你和我要加倍留神!

 

圖:Shutterstock


以上文章刊於《招職》。

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