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【職場求生術】 上班族必學:無痛收納術

Published on Thursday, 11 Jul 2019
上班族愈忙愈亂,固然因為排山倒海的工作量,另一禍源就係亂成一團的辦公桌。別再迷信甚麼「亂中有序」的大話了,現在就向專家學習無痛收納術吧。
 
辦公枱三大通病
美國有調查發現,31%上班族每日花半小時在辦公室找東西,按此推算,一年就浪費130小時在找尋物品之上。天天都要在辦公室玩尋寶遊戲,歸根究柢都係因為張檯太亂。
 
擁有日本收納檢定協會專業收納認證資格收納師、Home Therapy創辦人林翠君表示,從她的觀察,香港上班族辦公枱存在三大通病: 
1. 張枱像戰場,桌面雜物四散,放滿紙張、零食、裝飾品等物品、枱底亦擺放信封、用不到書籍及與工作無關雜物
 
2. 物品重複,不少上班族抱着屋企無用就拎回公司,結果辦公桌累積愈來愈多重複又未必有用的物品
 
3. 「有位就塞」心態,不論枱面或櫃桶,物品不分類有位就塞,結果就必定是工作時段被雜物所包圍
 
擁有日本收納檢定協會專業收納認證資格收納師林翠君表示,桌面一片混亂原因離不開物品亂放、重複配置物品及有位就塞三大通病。
 
 
六大收納貼士
林翠君表示,即使你張枱有幾咁亂,只要按照以下六大貼士,就可以無痛重整辦公桌。
 
1. 設定目標:想像一個理想的辦公空間,並以此為整理目標,例如你偏好用得着的物品都分類擺放,就以此為目標啟動辦公桌重整工程。
 
2. 執拾及分類:這是無可避免的痛苦過程,狠狠執出辦公桌上所有雜物,再分門別類放好,方便下一步篩走無用物品。
 
3. 以80/20法則篩走雜物:面對以年計累積的雜物,你難免會困惑好似樣樣都有用。這時候就要動用80/20法則,即80%工作時間會用於你收藏20%物品上。明白這原則,你可以先由紙張入手,最後到紀念品,認真想一想每樣物品有幾實用,就可以無痛棄掉唔等使雜物。
 
林翠君表示要重整辦公桌,執拾、分類是痛苦又無可避免的一步。
 
 
4. 保留三成收納空間:戒掉有位就塞最有用方法,就係迫自己保留三成空間。
 
5. 「左 • 中 • 右」布局:針對愈忙愈亂的情況,你可以在桌面引入「左 • 中 • 右」佈局,左邊是剛收到的文件,中間是正在處理的文件,右邊是已完成的文件,透過這簡單布局,你便可以掌握工作進度。
 
6. 添置「整理箱」:為自己添置一個「整理箱」,每兩個星期篩選一次物品,把可以捐贈的物品放到「整理箱」內,從而養成執枱習慣。
 
企業幫一把
對付辦公桌亂局,企業亦可以幫員工一把。領展近期將總新搬到觀塘海濱匯,領展資產管理有限公司企業發展及策略總經理關凱臨表示,為幫助員工在新辦公室更有效根治雜物難題,他們作出數項支援方案。
 
領展資產管理有限公司企業發展及策略總經理關凱臨表示,領展積極引入無紙法工作模式,幫助員工戒掉囤積紙張的習慣。
 
 
首先是減少用紙,「我們留意到辦公桌上最常見的雜物是紙張,因此全面推行減少用紙,把常用表格電子化,並引入電子簽名及批核程序,鼓勵員工減少用紙,既可以解決辦公室雜物其中一個源頭,亦符合環保原則。」
 
其次是引入更靈活的工作方式,例如員工可選擇站立式辦公桌,因着站立工作,員工便更容易留意到枱面枱底的雜物囤積問題並加快處理。「新總部辦公室約三成員工亦將試行共享工作間,員工不會有固定座位,可因應工作需要選擇不同流動辦公桌。」從外國經驗,流動辦公桌正是讓員工戒掉囤積雜物最有效方法,令他們很快便習慣在桌面配置用得着的物品,毋須再面對被不必要雜物包圍的煩惱。
 
 
文:Peter Cheung
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