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秘書職場求生法

Published on Friday, 22 Jul 2016

一個好的秘書就如同一間公司的眼和,她能眼觀千里、耳聽八方,將一切與公司利益有關的事情掌握在股掌之間,而且對公司文化、業績和未來發展方向有獨特的見解。秘書有很多種,而且每間公司秘書的地位、待遇也大不同,如果希望有晉升機會,秘書必須每隔數年便檢討一下自己有否進步,看看自己能否符合現有的職位所賦予的角色,並嘗試為自己創造更多責任和可能性,野心大一點最終或被提拔成為管理層。

一個好的秘書需要有以下的特質,你大可在這幾方面加以提升,成為超級秘書,包括組織能力、溝通技巧、主動性、領導才能、IT知識、誠實可靠、自律、有效的時間管理技巧、擁有職業道德、項目管理技能等。以下列舉部分實務求生大法:

1.    預備充裕的時間:無論是上班或會議,都為自己預留起碼15分鐘的緩衝時間,一旦遇上什麼突發意外或事情,都仍有時間去解決,亦可令自己時刻保持得鬆容不迫、大方得體,不至於狼狽不堪。

2.    時間表管理大法:將所有重要的會議、約會都用最方便的方法紀錄好,最好能將其同步顯示於不同的工具上,以便隨時查考。也需要適時通知及提醒相關人士,以防止流會的事情發生。

3.    學習速記:秘書是一種經常與時間競賽的生物,無論是在會議中、電話上或跟老細開會,大大小小的場合都需要記下一些重要的信息,學懂一套速記技巧,能有效幫助工作順利、準確地完成。

4.    善用顏色分類、電腦存檔:秘書是一間公司或老細的總管,要知要管的東西多如恒河沙數,所以善於運用各種顏色去為不同項目或不同部門的事項分類非常重要;而且為了減少大量的紙張積存在座位上,最好能為重要的文檔做好數碼分類管理,就能使座位上不至於堆紙如山。也可以充份利用一些分享工具,如Basecamp、Trello、Google Docs、Dropbox,與相關人士分享有關資訊。

5.    善用範本:秘書經常要幫老細出信、又要安排不同的會議,所以有一套完整、一致的聯絡人範本,將有效加快工作效能,其一致性也能提高你給別人的專業觀感。


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