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8個實用出差Tips

Published on Tuesday, 20 Jan 2015

在香港,超時工作是家常便飯,可見上班族何等繁忙;若碰巧要出差公幹更往往會忙上加忙,皆因人在異地,工作效率會受到不同因素而大打折扣!雷格斯香港董事總經理Michael Ormiston及邏壹公關大中國區副總裁蔡寶珠同你分享8個實用貼士,提升出差公幹效率。

Tips 01:出發前做足準備
出發前先準備一張清單,並按此執拾所需攜帶物件,否則抵埗後才發現遺留了重要文件或東西,便得額外花時間再製作或購買,費時失事。此外,經常公幹的人士亦可預備公幹專用的旅遊包,將隱形眼鏡、護膚品、藥物及旅行插頭等放在內,省回每次重新執拾這些物品的時間。

Tips 02:善用空檔
不少人認為公幹旅途會白白浪費許多寶貴的時間,但成功人士卻往往懂得利用這些時間完成一些日常沒閒暇處理的事務。舉例說,我們可以把握等候登機的時間整理好收件箱的電郵,將郵件分門別類,並把沒有用的郵件刪除,否則待郵件堆積如山時才處理便會太遲。

Tips 03:運用時差優勢
若出發地與旅途目的地存在時差,我們應該將之轉化為優勢。例如若到達目的地時正值當地人睡眠的時間,我們便可以把握時機訂定行程計劃或議程表等;如果目的地較為遙遠,我們則宜爭取時間在機艙內好好休息,抵達目的地後便能夠抖擻精神,以最佳狀態處理公務。

Tips 04:制定日常行程
公幹目的地的生活環境及模式不盡相同,我們或因此而難以按照自己的意願安排時間。其實,我們亦可以仿傚成功的商務人員,根據各個目的地的特點制定出一套常規行程。例如若當地工作人員有午睡的習慣,我們便可以把這段時間撥作處理文書事務,下班後亦可安排時間光顧酒店附近的美容或理髮店,回港後便能夠騰出更多私人時間。

Tips 05:不同地域    相同標準
身心健康是提升工作效率的必備條件,因此無論身在何處,我們都必須為自己營造最理想的辦公環境。以食物為例,我們必須確保每日三餐的營養均衡,絕對不能夠因為人在異鄉而降低標準。喜歡健身的人士亦然,即使到了外地,亦應該抽點時間到健身室做運動,確保身體及心靈健康。

Tips 06:使用商務中心
人在外地,若缺少一個設施完善的辦公空間,工作進度難免會受到影響。其實,我們亦可以於當地租用商務中心,租期短至一天甚或數小時,內裡一般已配有電腦、無線網絡及打印機等辦公設備,令工作更得心應手。

Tips 07:暫時與世隔絕
資訊科技發達,電腦及智能手機等工具雖有助我們隨時與人聯繫,但亦同時造成不少心理壓力。因此,入睡前我們可以把電腦及手機關掉,讓自己好好休息。事實上,不少成功人士在公幹期間均須格外費神處理公務,但到了睡眠期間就選擇「與世隔絕」,不為瑣事費心,以免增添壓力,影響翌日的工作表現。

Tips 08:減少公幹次數
商務人士為了開拓新市場或與客戶會面,到海外公幹的確在所難免。然而,隨著時代日益進步,視像會議等聯繫模式愈趨普遍。企業可以多考慮利用這類通訊技術,以減少不必要的出差次數,令每次公幹旅遊的時間更具成本效益,同時減輕員工的工作負擔,更容易平衡工作與生活。

 


文:Ray Leung

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