在急速節奏的職場裡，忙碌並不代表高效，反而常常是「流程出了問題」。  

真正會駭改職場的人，不是花更多氣力，而是用更聰明的方法。  

今天分享一個讓大雄受用超過 10 年的流程優化工具—— ECRS 原則，幫你重新「駭改」工作的每一步。  

我從加班救火，到流程駭改  

十多年前，大雄在一家公司的業務部門帶領團隊開發新市場。那段時間他和同事幾乎每天加班到深夜——不是因為案子多，而是因為流程太亂：  

同樣資料要填三次、報價表改完要再確認兩次、客戶簽名後還要跑好幾層批核。  

後來，他決定用「ECRS」方法重新審視整個流程。  

結果發現，只要刪除不必要文件、整合兩個表單、調整交付順序、改用自動化模板，平均每個客戶案子的處理時間從三天縮短為一天。  

自此大雄明白——提升效率不是靠拼命，而是靠設計。  

甚麼是 ECRS ？  

ECRS 是一個簡單卻極有效的流程改善思維，常被日本企業應用於精益管理或流程再造中。  

它分為四個步驟：  

1. Eliminate（刪除）：  

 仔細檢視有哪些步驟根本沒必要？哪些報告、表格或核准程序只是「習慣」而非「必要」？刪除它們，能立即釋放時間。  

2. Combine（合併）：  

 是否有重複性高的任務能整併？例如，會議報告和部門報表可否合為同一份？  

3. Rearrange（重排）：  

 改變流程順序往往能大幅提升速度。把「資料準備」與「輸入作業」轉為並行處理，有時就能節省數小時。  

4. Simplify（簡化）：  

 尋找更容易的方法或工具，例如自動化表單、AI 摘要、範本回覆等，讓執行變得直覺。  

ECRS 的核心精神是：用設計思維取代傳統執行思維。 

實戰應用案例：從卡關到暢通  

假設你要去協助一間企業優化薪資結算流程。  

這家公司的HR部門每月花三天核對出勤紀錄、兩天製作報表。  

我們可以用 ECRS 做以下改變：  

- Eliminate：刪除紙本請假單，改用網上表單自動匯入資料。  

- Combine：將出勤核對和薪資審核整合為同一 Excel 介面。  

- Rearrange：讓出勤確認與報表生成同時進行，不再分批完成。  

- Simplify：設定自動提醒與統計格式。  

結果流程縮短 30% 時間，錯誤率降至原來一半，團隊甚至能提早放假。  

這就是 ECRS 的威力：用觀察與設計取代抱怨與加班。  

行動挑戰：試著駭改一個流程  

這一週，挑選一件你經常卡關、重複又耗時的工作——例如撰寫報告、安排會議、採購核准。  

按以下步驟操作：  

1. 畫出整個流程步驟。  

2. 在每個步驟旁標示 E、C、R、S 的改進建議。  

3. 挑一個最容易實行的點，嘗試在三天內改變一次。  

你會發現，許多「好像非改不可的事」，其實只是「沒人想過可以改」。